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首頁 心靈活水 職場關係 別瞎忙,時間管理高手出招

別瞎忙,時間管理高手出招

出處/ 2008年3月號/第258期 2019-02-10
採訪整理/ 張明華 、圖片來源/PEXELS
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明天就要結束春節假期了,要開始上班回歸工作岡位了!回到職場環境,常常覺得時間不夠用,每天都被時間追著跑嗎?每個人面對時間壓力時,總希望時間能暫停,好解決工作的難題,但往往愈趕心愈急......當你趕得喘不過氣時,該怎麼跟焦慮說bye-bye,有條不紊地克服瓶頸?


「唉!今天又要加班了」、「事情多到做不完,好煩阿」、「怎麼辦,時間快來不及了」諸如此類的對話,相信許多人都不陌生,在工作競爭日益激烈、一個人當兩人用的今天,「沒時間」似乎已成為現代人常掛在嘴邊的口頭禪,因工作壓力引發焦慮的案例也屢見不鮮,工研院服務業科技應用中心調查就發現,約有25%的員工表示,常為了工作而焦慮,超過72%的人偶爾感到焦慮。

「不願被時間焦慮纏身」相信是你我共同的心願,與其用力祈求「神阿,請多給我一點時間」,不如從「時間管理」做起、提高工作效率,輕鬆跟焦慮說bye-bye,為此,《大家健康》特別訪問多位不同領域的高階主管、新聞主播、醫生等,請他們分享如何在忙碌的工作中,透過有效的時間管理、擺脫焦慮!


新生代主播郭雅慧
有效運用零碎時間
分秒必爭也不著急

「各位觀眾午安,歡迎收看三立午間新聞......」在燈火通明的偌大攝影棚內,三立新生代主播郭雅慧正聚精會神地播報午間新聞重點,雙眼注視攝影機的同時,耳朵得隨時聆聽副控室導播傳來的最新訊息,短短30分鐘,得全神貫注、手腦眼耳並用,成功掌握每分、每秒,才能達到最完美的播報表現。

隨著播報時間結束,下了主播台的她,立刻搖身為到新聞現場衝鋒陷陣的媒體記者,兼具主播與記者的雙重身分,必須更懂得妥善運用時間,才不會忙得喘不過氣來。

「在我們這一行,就是要不斷和時間賽跑。」從事新聞工作6、7年的她,一語道出媒體業的工作特性。她說,尤其對電視新聞來說,更是「分秒必爭」,在新聞播出的流程表上,一分一秒都得掌握精準,而記者也須趕在新聞播出前,完成所有製作過程,晚1分鐘,就可能影響整個團隊的運作。

除了節奏快,工作時間長也是媒體業一大特點。郭雅慧說,以電視台為例,記者每天8點半得進辦公室,和主管討論當天新聞重點,隨後展開一連串採訪工作,晚上7點半後才陸續下班......說到這裡,她坦言,剛進媒體業時,也曾因緊湊的工作節奏,壓力大到無法負荷,後來學會「善用零碎時間」,時間焦慮才不再追著她跑。

 

祕技1
盥洗與通車時,迅速吸收新聞重點

郭雅慧每天早上起床的第一件事,就是一邊盥洗換衣、一邊收看晨間新聞,瞭解當天新聞概況;出門後,先去便利商店買報紙,利用坐公車或搭捷運時,瀏覽報紙新聞頭條,同時,規劃待會要和主管討論的新聞重點。利用盥洗或搭車等零碎時間看新聞,不但有助於進公司前,先掌握新聞重點,對她而言,閱讀也是很好的「醒腦良方」。

祕技2
跑新聞空檔約訪,為時間戶頭存預備金

「隨時為下一則新聞預做準備」,也是郭雅慧的時間管理妙方,由於一天中需東奔西跑、採訪好幾位受訪者,加上常有突發新聞發生,所以,如何與受訪者敲時間採訪,也是跑新聞能否順利的重要關鍵。為此,她常利用記者會跑新聞的零碎空檔,預約下則新聞受訪者的採訪時間,一方面避免受訪時間全撞在一塊,導致分身乏術,亦可讓受訪者做好準備,讓待會的談話內容更有條理。

郭雅慧笑著說,因有效運用零碎時間,她不再像過去那樣忙得團團轉,工作壓力也減輕許多,甚至還能利用下班時間學瑜伽,讓生活過得更精彩。


人力銀行副總吳睿穎  
不亂開會、不愛八卦
掌握自己的時間步調

身兼公司發言人的1111人力銀行副總經理吳睿穎,要接受媒體訪問、上節目暢談新鮮人求職建議,也曾有過覺得時間不夠用、恨不得一天有48小時的工作歷程。直到後來,他改變時間的管理方式,才讓自己在忙碌的工作中勝任愉快。

祕技3
開會重效率,決策快狠準 

不少人把「開會」視為「最浪費生命的事」,不但時間冗長,許多事情常「會而不議、議而不決」,讓上班族叫苦連天。

為了不浪費彼此生命,他分享,自己的開會要領是「快、狠、準」,講求開會速度要「快」、作出決定要「狠」、政策執行要「準」。開會時,只要求相關同仁與會,不需全員到齊「陪坐」,浪費不必要的時間;發言時「講重點」,不要欲言又止、沒內容;進行決策時有魄力,不猶豫不決、慢半拍;決策執行精準,避免虎頭蛇尾、沒成效。

把握這些原則,他說,開會時間確實縮短許多,單一部門會議甚至10分鐘內就可討論完畢,大家也有更多餘力做好該做的事,為公司省下不少時間成本。

祕技4
藉由MSN,即時處理手邊事

很多人把MSN當聊天工具,對他來說,卻是「一心多用」的最佳幫手。為了和同仁及客戶保持聯繫,他一進公司就開MSN,同仁有疑問時,便透過MSN發問,讓指令傳達更迅速。此外,接受媒體電話訪問或與工作夥伴通話時,他也能立即瞭解客戶的最新需求,讓自己同一時間做更多事。

透過有效地時間管理,儘管每天仍得開許多會、接受好幾家媒體訪問,他在時間安排上,卻比以前游刃有餘,讓吳睿穎更相信,「時間掌握在自己手裡,端看你如何運用它。」


身心醫學科主任黃敏偉  
照表操課、工作不拖過夜
身兼數職也無負擔

目前擔任嘉義榮民醫院身心醫學科主任的黃敏偉,身兼身心醫學科主任、大學講師,同時又是成大醫院博士班學生,為了兼顧工作與課業,須充分運用時間,才能「面面俱到」。

祕技5
打造行動時間表,增進工作效能

為了讓公務處理更有效率,他每天早上會先規劃一張「時間表」,把當天要處理的事務劃分為「緊急又重要」、「重要但不緊急」及「例行事項」三大類,讓事情有輕重緩急之分,如此一來,才能按部就班、不會急就章。例如:看診及處理病人突發狀況是他「緊急又重要」的首要之務,而主管會議、巡視病房等例行性工作,也都按時間表執行。

為避免忙碌而遺忘該處理的事,他隨身攜帶PDA,記錄每天要處理的大小事務,並利用附屬的鬧鐘功能,提前提醒接下來的重要活動或演講,讓自己預做準備。

祕技6
不堆積工作,堅持「今日事、今日畢」

黃敏偉強調,培養「今日事、今日畢」的習慣很重要,很多人常覺得事情多到做不完,往往是「拖泥帶水」的性格使然,明明今天能處理好的事,硬要拖到明天,一日復一日,使事情堆積如山。所以,無論如何,他都要求自己一定要當天處理完該做的事、批閱完該看的公文,以免拖累明天的工作進度。

他笑說,或許因堅持這種處事原則,他不但有餘力兼顧博士班課業與大學講師身分,假日還有時間回家陪父母,透過家庭時光來紓解工作壓力。

 

企業總監蔡佩瑾  
給同仁和自己多一點空間
享受征服時間的快感

不僅透過時間管理來提高工作效率,高誠公關公司總監蔡佩瑾分享,「與同仁的良好溝通」,也能節省不少時間成本。

祕技7
上下溝通良好,減少互猜心思時間

身為企業主管,蔡佩瑾最注重的就是與同事間的有效溝通,尤其在公關這一行,每次辦活動都得仰賴團隊合作才能完成,因此,主管須讓同仁清楚瞭解自己該做的事,使大家各司其職,確保每個工作環節都能順利進行、不出錯。

她建議,主管應多花心思把交代屬下的事務「說清楚、講明白」,並保留溝通時間,讓同仁進行討論、發表自身觀點。才能避免事後發生問題、白忙一場,浪費更多精神。

祕技8
安排放空時間,享受「浮生半刻閒」

蔡佩瑾另提及,上班族應在一天中,安排「放空時間」來釋放工作壓力。像她都是利用上下班的開車時間,幫助自己「放空一切」,伴隨著收音機裡流洩而出的古典樂聲沈澱思緒,享受「浮生半刻閒」,儲備再出發的工作動力。

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